|  09/19/2014 - جمعه 28 شهريور 1393

نوع جستجو را انتخاب کنید.
  • سایت
  • وب
Search
You are here: بخشنامه ها و دستور العمل ها > دستورالعمل بستن حسابها و تهیه صورتهای مالی سال 87

بسمه تعالی

87/12/24

128/534377

به : رؤسا و مدیران عامل محترم سازمانها و شرکتها

از : اداره کل امور مجامع شرکتهاو سازمانها

موضوع : دستورالعمل بستن حسابها و تهیه صورتهای مالی سال 87

    سلام علیکم

احتراماً نظر به اینکه سیستم مالی را می توان هسته مرکزی مجموعه سیستم های هر واحد تجاری به حساب آورد که نتیجه عملیات شرکت/سازمان را در قالب واحد پولی ارزش گذاری نموده و قابلیت مقایسه بر مبنای یک واحد سنجش و ارزیابی ، برای کلیه فعالیت های غیر همگون در اختیار می گذارد .

- در شرایط کنونی اقتصاد مبتنی بر رقابت و با توجه به پیچیدگی و گسترش فرایند تصمیم گیری مدیریت واحد های اقتصادی ، اداره موسسات تجاری بدون وجود اطلاعات مناسب و بهنگام میسر نمی باشد . لذا مدیرانی موفق خواهند بود که اطلاعات دقیق و مطمئن از فرآیندهای عملیات مالی را به صورت دقیق در اختیار داشته باشند .

-یک سیستم مالی توانمند و پویا سیستمی است که ضمن فراهم سازی اطلاعات در زمانهای ضروری ، امکان اعمال مدیریت مبتنی بر اطلاعات قابل اتکا را تسهیل نماید .

-یکی از مصادیق این فرآیند مهم در بستن حساب و تهیه صورت های مالی بموقع پایان سال مالی هر واحد تجاری تجلی پیدا می کند که علاوه بر ارائه اطلاعات مدیریتی رعایت الزامات قانونی را به همراه دارد.

در اجرای سیاستهای کلان شهرداری مبنی بر اینکه صورتهای مالی سال 87 سازمانها و شرکتهای تابعه میبایست با صحت و دقت کامل و بنا یه قانون تجارت حداکثر تا تاریخ 31/4/88 به تصویب شوراها و مجامع آنها رسیده و در شرکت ها نسبت به تنظیم و تسلیم اظهارنامه مالیاتی در مهلت مقرر قانونی به حوزه مربوطه اقدام بعمل آورند لذا در اجرای این مهم و جهت رفع اشکالات و مسائل مطروحه توسط حسابرسان و بازرسان قانونی بر روی صورتهای مالی سنوات گذشته ، واحدهای تابعه شهرداری میبایست از هم اکنون با یک برنامه ریزی دقیق مشکلات و موانع موجود در تهیه صورتهای مالی را رفع نمایند . ضمن اینکه آن دسته از شرکت ها که بنا به مصوبات اخیر شورای اسلامی شهر مشمول ادغام گردیده اند ضروریست مطابق با مصوبات مذکور اعم از زمانبندی و اجرا اقدام مقتضی بعمل آورند .

با توجه به مطالب فوق کلیه سازمانها و شرکتهای تابعه شهرداری موظف می باشند در تهیه صورتهای مالی سال 87 موارد ذیل را مد نظر قرار داده و بر آن اساس نسبت به تهیه و ارسال آن اقدام نمایند .

بدیهی است که حسن اجرای دستورالعمل در شرکت ها و سازمانها به عهده مدیران محترم عامل و معاونین محترم مالی و اداری مربوطه خواهد بود .

زمانبندی بستن حسابها و تهیه صورتهای مالی 

مقتضی است واحدهای اشاره شده صورتهای مالی سال 87 را بانضمام یادداشتهای همراه صورتهای مالی که به تائید مدیران عامل و معاونین مالی واحدها رسیده باشد را به گونه ای تهیه نمایند که حداکثر تا تاریخ 25/2/88 جهت بررسی و اعلام نظر نهائی به موسسه حسابرسی مربوطه ارائه گردد . ضمناً همزمان یک نسخه از صورتهای مالی و یادداشتهای همراه تدوین شده را جهت تهیه صورتهای مالی تجمیعی به این اداره کل ارسال نمایند که جزییات این زمانبندی به شرح جدول زیر می باشد.

شرح اقدامات

تاریخ اقدام

تاریخ خاتمه

ملاحظات

تهیه پیش نویس گزارشات مالی  جهت ارائه به حسابرس مربوطه

20/2/88

رسیدگی به پیش نویس صورتهای مالی توسط حسابرس

21/2/88

حداکثر 10/3/88

جهت ارائه اصلاحات مورد نظر حسابرس

حل و فصل موارد حسابرسی و بندهای گزارش

11/3/88

حداکثر 15/3/88

تهیه صورتهای مالی نهائی و تایید شده  توسط هیئت مدیره و ارائه به حسابرس

15/3/88

حداکثر 20/3/88

ارائه صورتهای مالی توسط حسابرس به مجمع مربوطه

20/3/88

حداکثر 1/4/88

ارائه یک نسخه به اداره کل امور مجامع

برکزاری مجامع

1/4/88

حداکثر31/4/88

با هماهنگی اداره کل امور مجامع

نحوه کنترل و اصلاح حسابها

1-دارائیهای ثابت مشهود و داراییهای در دست تکمیل :

با توجه به استقرار سیستم حسابداری تعهدی در شهرداری تهران که امکان مطابقت حسابهای فیمابین شرکتها و سازمانها را فراهم نموده ، ضروریست که نسبت به تعیین تکلیف داراییهای شهرداری که نزد شرکتها / سازمانها می باشد لیکن در حسابها ثبت نگردیده اقدام نمایند . ( لیست دارائی های مذکور متعاقب نامه شماره 1413/128 مورخ 25/5/85 اداره کل امور مجامع به تایید مسئولین هر سازمان و شرکت رسیده است ). و بررسی گردد که عملیات حسابداری مربوط به خرید ، فروش ، تعویض ، داراییهای ثابت مشهود (ساختمان، تاسیسات،اثاثه و منصوبات ،وسائط نقلیه و 0000) و همچنین حصول اطمینان از صحت محاسبه و ثبت استهلاک دارائیها فوق و نهایتاً اینکه مغایرتی با مانده های دفتری دارائیها طبق دفاتر مالی وجود نداشته باشد .

چنانچه دارائیهای در دست تکمیل تا پایان سال مالی پروژه ای به مرحله بهره برداری رسیده باشد بایستی از حساب فوق خارج و و بحساب دارائی مربوط ، انتقال  داده شود. در غیر اینصورت بایستی توضیح لازم در مورد وضعیت  مانده پروژه های در قالب جدول مشخصات پروژه های در جریان تکمیل تهیه و ضمیمه صورتهای مالی گردد.

2- بانکها :

 واحدهای تابعه میبایست بطور ماهیانه طبق عرف حسابداری صورت مغایرت بانکی مربوط به حسابهای خود را تهیه و نسبت به رفع مغایرت های مربوطه اقدام نمایند ضمناً خاطر نشان می سازد مغایرت بانکی اسفند ماه سال 87 نیز حداکثر تا 1/2/88 باید پی گیری و رفع مغایرت گردد .

3-تنخواه گردانها :

کلیه تنخواه گردانها میبایستی در پایان سال واریز و تسویه گردد مگر در موارد استثنایی که با مجوز بالاترین مقام اجرای واحد که مبلغ آن محدود و متعارف با نیاز جاری باشد. 

4-حسابها و اسناد دریافتنی تجاری و غیر تجاری :

4/1 – گزارش صورت وضعیت دیون و مطالبات و حسابهای راکد و سنواتی و شفافیت آنها و نیز تعیین تکلیف هر یک از سرفصل های راکد سنواتی که را مطابق با بخشنامه های جاری آن شرکت / سازمان اقدام نمایند.

4/2 – بررسیهای لازم در مورد حساب جاری کارکنان انجام و اطمینان حاصل شود که اقلام تشکیل دهنده مطابق روش متحدالشکل حسابداری باشد و در مورد وامهای پرداختنی به کارکنان بررسی های لازم در خصوص کسر به موقع اقساط انجام شده باشد.

4/3 – حساب سپرده ها میبایستی دارای ماهیت صحیح بوده و فقط وجوهی که بعنوان سپرده پرداخت و پس از مدتی تسویه میگردد در این حساب عمل شده باشد .

4/4 – ریز حساب اسناد دریافتنی باید با ذکر سررسید تهیه و ضمیمه صورتهای مالی شود و در مورد آندسته از اسناد دریافتنی که از تاریخ وصول آنها گذشته باشد علل آن بایستی بررسی و نسبت به اصلاح آن و انتقال بحساب حسابهای دریافتنی اقدام شود.

4/5 – ریز مانده اسناد دریافتنی هر شرکت / سازمان منظم به صورت های مالی نمایند و ضمیمه صورتهای مالی ارسال گردد. 

5-حسابهای دریافتنی و پرداختنی با واحدهای تابعه شهرداری :

5/1- با توجه به راه اندازی سیستم حسابداری تعهدی در شهرداری تهران حسابهای دریافتنی و پرداختنی فی مابین شرکتها و مناطق شهرداری میبایستی به تایید طرفین رسیده باشد و مطابقت و صحت آن احراز گردد .

5/2- جهت جلوگیری از تورم حسابهای فوق از ایجاد کد تفصیلی برای یک واحد در هر دو حساب دریافتنی و پرداختنی خودداری و در صورت ضرورت ، در پایان سال تهاتر و بصورت یک مانده واحد حسب مورد دریافتنی و یا پرداختنی واحدهای تابعه ثبت گردد.

6- پیمانهای در دست اجرا :

حساب فوق را میبایست برابر دستورالعمل حسابداری قراردادهای پیمانکاری بدقت مورد بررسی قرار داده و عملیات حسابداری قراردادهای بلند مدت پیمانکاری در سطح شرکتها و سازمانهای تابعه میبایست به روش درصد پیشرفت کار انجام شده باشد . بدین جهت میزان پیشرفت کار هر یک از قراردادها میبایستی توسط مبادی ذیربط محاسبه و مستندات لازم به ضمیمه ارسال گردد.

همچنین بررسی شود موارد ذیل رعایت شده و اطلاعات مورد لزوم همراه صورتهای مالی ارسال گردد :

پرداختهای انجام شده در طول دوره پیمان بطور مناسب به تفکیک پیش پرداخت و علی الحساب قابل بررسی و کنترل باشد .

پیگیری مناسب در خصوص اخذ به موقع تاییدیه صورت وضعیت های انجام کار و ثبت بموقع آن در دفاتر به تفکیک پیمانهای مختلف از یکدیگر انجام پذیرد .

صورت خلاصه پیمانهای در دست اجرا که نشاندهنده وضعیت حسابهای فیمابین ، تغییرات در مفاد قرارداد، چگونگی پیشرفت کار و سایر اطلاعات مورد لزوم باشد تهیه و ضمیمه صورتهای مالی گردد.

7- حساب موجودی ها ی مواد و کالا (انبارها و کالای در جریان ساخت و اقلام پایکار):

انبارگردانی و شمارش انبارها و کالای در جریان ساخت و اقلام پایکار یکی از موضوعات اساسی و با اهمیت در تهیه صورتهای مالی سازمانها و شرکتها میباشد  لذا سازمانها و شرکتهای تابعه شهرداری ملزم به شمارش موجودیهای خود میباشند .

8-حسابها و اسناد پرداختنی تجاری و غیر تجاری :

الف : جهت هزینه های آب ، برق ، گاز ، تلفن ، فاکس که صورتحساب آنها تا زمان تهیه صورتهای مالی دریافت و تا پایان سال 87 پرداخت نشده و همچنین هزینه های پرسنلی از قبیل اضافه کاری ، آکورد ، حق ماموریت و .... به دلایلی تا پایان سال 87 هزینه نشده است به حساب بدهکار هزینه و بستانکار حسابهای مربوطه اعمال حساب گردیده و با پرداخت در سال 88 تسویه گردد.

ب : برای آن دسته از هزینه های مذکور در بند فوق و سایر هزینه های احتمالی که صورت حساب و مدارک آنها تا قبل از تهیه صورتهای مالی دریافت نگردیده و متعلق به سال 87 میباشد بایستی ذخیره لازم برآورد و ثبت های مربوط به هزینه و ذخیره آنها در دفاتر انعکاس یافته تا در سال مالی آتی از محل ذخیره منظور شده تسویه گردد . لیست کلیه هزینه های پیش بینی نشده فوق ( بندهای الف / ب ) تهیه و ضمیمه صورتهای مالی ارسال شود .

ج : بررسی گردد کلیه کسورات اعم از بیمه ، مالیا ت ، تجمیع عوارض و ... از اشخاص حقیقی و حقوقی در موعد مقرر به مبادی ذیربط پرداخت و تسویه شده باشد بعبارت دیگر تا پایان سال 87 تکالیف قانونی به طور کامل انجام شده باشد .

د: ریز حساب اسناد پرداختنی پس از تفکیک به تجاری و غیر تجاری از یکدیگر و ثبت اصلاحات احتمالی ، با قید سررسید آنها تهیه شده و به همراه صورتهای مالی پایان سال ارسال گردد . ضمناً در صورتی که اسنادی با سررسید گذشته وجود داشته باشد باید علل عدم تسویه آن اعلام شود .

ه : ریز مانده اسناد پرداختنی ضمیمه صورتهای مالی پایان سال ارسال گردد .

9- تسهیلات مالی دریافتنی بلند مدت :

1 . حصه جاری تسهیلات دریافتنی بلند مدت که در سال 88 میبایست تسویه گردد مشخص شده و به همراه تراز آزمایش پایان سال 87 ارسال گردد .

2 . هزینه کارمزد تسهیلات دریافتنی بلند مدت برای سال  87 محاسبه و نسبت به ثبت هزینه دوره در دفاتر اقدام لازم بعمل آید

10- ذخیره بازخرید خدمت کارکنان :

در رابطه با حساب فوق لازم است قوانین و مفاد بخشنامه های صادره دقیقاً مورد توجه قرار گیرد .

11- پیش دریافتها :

حساب مزبور در پایان سال 87 بدقت بررسی و در مورد آن دسته از پیش دریافتها که تا پایان سال کالا و خدمات مربوطه تحویل و ارائه شده با دریافت مدارک مربوطه از مبادی ذیربط نسبت به اعمال حساب اقدام لازم معمول گردد .


12- فروش :

در هنگام فروش کالا و ارائه خدمات شرط شناسایی درآمد همواره میبایست تحویل کالا و ارائه خدمات باشد ضمناً جهت ثبت بموقع صورت حسابهای فروش و خدمات میبایست موارد ذیل رعایت گردد :

12/1 – بررسی شود کلیه فاکتورهای صادره بابت فروش و خدمات به معاونت مالی واحد ارسال شده باشد

12/2 – عملیات حسابداری فروش کالا و ارائه خدمات میبایست دقیقاً در چارچوب دستورالعمل های جاری شرکت / سازمان مربوطه صورت پذیرد .

13- رعایت آیین نامه مربوط به روش نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک :

واحدها میبایست موضوع تبصره 2 ماده 95 اصلاحی قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 27/11/80 که روش نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک و همچنین نحوه ثبت وقایع مالی را مشخص  می نماید کاملاً رعایت نمایند .

14- سایر موارد

کلیه حسابها میبایست دارای ماهیت صحیح باشند و در غیر اینصورت بایستی نسبت به اصلاح مانده حساب با ماهیت غیر واقعی اقدام لازم صورت پذیرد .

                                                                  

                      سعید اقدامیان

                         مدیر کل امور مجامع 

اداره کل امور مجامع و شوراهای سازمانها